最有效的途徑。在德德家居做客服主管的這些年,她遇到過各種各樣的問題
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團隊成員之間的矛盾、客戶的無理投訴、公司政策的突然變動。每一次遇到問題,她都會在晚上抽出時間,靜下心來反思:這件事我哪里做得好?哪里做得不好?如果再遇到類似的情況,我該怎么處理?
有一次,客服部因為一個重要的客戶訂單出現失誤,導致客戶要求賠償,還揚言要投訴到總公司。當時奧奧很著急,立刻召開緊急會議,批評了負責這個訂單的客服,還制定了一系列補救措施。雖然最后問題解決了,但團隊的氣氛卻變得很壓抑,那個被批評的客服好幾天都情緒低落。
晚上回家后,奧奧在反省日記里寫道:“今天的處理方式太急躁了,只看到了問題的表面,沒有考慮到員工的感受。作為主管,不僅要解決問題,還要關心團隊成員的情緒。下次遇到類似的情況,應該先了解事情的全貌,和員工一起分析問題原因,而不是一味地批評。”
從那以后,再遇到團隊問題,奧奧都會先和員工溝通,傾聽他們的想法,然后一起尋找解決辦法。漸漸地,客服部的氛圍變得越來越融洽,團隊的凝聚力也越來越強。
奧奧深知,自我反省不是簡單地自我批評,而是要客觀地分析自己的行為,找出問題的根源,然后采取行動去改進。她經常對團隊里的新人說:“犯錯不可怕,可怕的是不知道自己錯在哪里,更可怕的是知道錯了還不改正。自我反省就像給身體做體檢,定期檢查,才能及時發現問題,避免小問題變成大麻煩?!?/p>
有一次,小周因為不熟悉公司的退換貨政策,給客戶提供了錯誤的信息,導致客戶不滿。奧奧沒有批評她,而是讓她先自己反?。骸澳阆胂?,為什么會出現這樣的問題?是因為你沒有認真學習政策,還是因為你在回答客戶問題的時候不夠謹慎?”
小周低著頭,小聲說:“是我沒有認真學習政策,以為大概了解就可以了?!?/p>
“那接下來該怎么做呢?”
奧奧問道。
“我今天下班就把退換貨政策重新學習一遍,記下來,以后回答客戶問題之前,先確認清楚,避免再犯同樣的錯誤?!?/p>
小周堅定地說。
后來,小周再也沒有出現過類似的問題,還因為認真負責的態度,得到了客戶的表揚。奧奧知道,這就是自我反省的力量
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它能讓一個人在錯誤中成長,不斷提升自己的能力。
德德家居每年都會招一批新人,這些剛走出校園的年輕人,就像一張白紙,充滿了潛力,卻也帶著迷茫。奧奧作為客服主管,總是會花很多時間去引導他們,因為她知道,每個新人都是
“剛剛醒來”
的玩家,需要有人告訴他們,在這場人生游戲中,該如何提升自己的
“內力”。
“對于新人來講,任何一個領域的新人,最重要的就是多閱讀,多做事,去觀察,去感受,去思考?!?/p>
這是奧奧經常對新人說的話。她會給新人推薦一些關于溝通技巧、客戶心理學、投資理財方面的書籍,還會讓他們跟著老員工一起處理客戶問題,從實踐中學習。
新來的客服小林是個剛畢業的大學生,性格比較內向,面對客戶的時候總是很緊張,說話也結結巴巴。奧奧沒有讓她直接面對客戶,而是讓她先跟著張姐學習,觀察張姐是如何與客戶溝通的。
每天,小林都會坐在張姐旁邊,認真地記錄張姐與客戶溝通的每一個細節
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如何問候客戶,如何傾聽客戶的訴求,如何解釋公司的政策,如何安撫客戶的情緒。下班后,奧奧會和小林一起分析這些案例,問她:“你覺得張姐今天處理那個投訴客戶的時候,最成功的地方在哪里?如果是你,你會怎么處理?”
小林一開始很緊張,回答得很籠統。但隨著時間的推移,她慢慢開始有了自己的思考,能夠準確地指出溝通中的關鍵點,還能提出一些自己的想法。
除了觀察和學習,奧奧還鼓勵新人多做事。她會給新人安排一些力所能及的工作,比如整理客戶資料、統計投訴數據、撰寫簡單的工作報告。一開始,小林覺得這些工作很枯燥,沒有什么技術含量。但奧奧告訴她:“不要小看這些瑣碎的工作,整理客戶資料能讓你了解客戶的需求和喜好,統計投訴數據能讓你發現工作中的問題,撰寫工作報告能鍛煉你的總結能力。這些都是提升你內力的基礎,只有基礎打牢了,以后才能承擔更重要的工作?!?/p>